Jesteś właścicielem przedsiębiorstwa. Kierujesz się ciekawą ideą i chciałbyś zamienić ją na system dedykowany. Jednocześnie masz świadomość, że w zespole Twoich pracowników nie zostały wytworzone odpowiednie procedury czy też mechanizmy działania, aby można było zrealizować tego typu projekt we własnym zakresie. W takim przypadku musisz znaleźć firmę, która podejmie się zaprojektowania systemu dedykowanego.
Nawet najdoskonalszy pomysł nie przyniesie Ci korzyści, jeśli go nie zrealizujesz. Przygotowaliśmy dla Ciebie listę paru pomysłów, które warto wziąć pod uwagę podczas zlecania prac nad systemem dedykowanym, aby uniknąć niepotrzebnych trudności.
systemy dedykowane, rozważania wewnątrz firmy
- Ustal, jakie systemy dedykowane są już dostępne. Przekonaj się, że system dedykowany, jaki planujesz stworzyć nie pokrywa się z istniejącym produktem. O swoim pomyśle możesz opowiedzieć znajomym – nie obawiaj się, nikt nie będzie chciał skopiować Twoich planów. Może jednak zdarzyć się tak, że osoby, z którymi porozmawiasz, wskażą Ci już funkcjonujące systemy dedykowane, do których sam nie dotarłeś. Jeśli nie posiadają one funkcjonalności, na której zależy Tobie, to niekoniecznie musi oznaczać, że pomysł będzie wart realizacji. Również fakt, że Twój system dedykowany byłby o ok. 30% tańszy od gotowych rozwiązań dostępnych na rynku nadal nie jest jeszcze powodem, by inwestować w stworzenie własnej, rozległej platformy za np. kilkadziesiąt tysięcy złotych.
- Dowiedz się więcej o użytkownikach. Skorzystaj z metod segmentacji rynku na podstawie kryteriów demograficznych oraz behawioralnych. Oczywiście przyjdzie Ci to znacznie łatwiej, jeśli system dedykowany ma zostać skierowany do kręgu osób, które znasz – np. Twoich pracowników i współpracowników. Jednak nawet w takiej sytuacji postaraj się przyjrzeć dokładniej ich potrzebom. Przekonaj się, w jaki sposób realizują oni obecnie te potrzeby. Jakie istotne problemy w ich pracy mógłby rozwiązać system dedykowany? Z jakimi funkcjonalnościami łatwiej byłoby im wykonywać swoje obowiązki? Jak obecnie radzą sobie z tymi problemami?
- Przygotuj model systemu dedykowanego. Sprawdź, jakie korzyści może uzyskać dzięki niemu Twoje przedsiębiorstwo. Spróbuj skalkulować, o ile uda Ci się np. ograniczyć koszty. Postaraj się także sprawdzić, jakich inwestycji mógłby wymagać system dedykowany w przyszłości. Zastanów się, w jakim kierunku powinien on ewoluować i w jaki sposób powinien wspierać Twoją firmę.
systemy dedykowane, rozważania na temat wykonawcy
- Wskaż wykonawcę. Kiedy będziesz już wiedział, czego oczekujesz od systemu dedykowanego, poszukaj dla niego wykonawcy. Sprawdź, jakie kompetencje ma agencja, która miałaby zająć się realizacją projektu. Ustal czy zajmowała się wdrożeniami w interesujących Cię dziedzinach. Jeśli planujesz stworzyć system dedykowany np. dla firmy specjalistycznej (finansowej, ubezpieczeniowej, edukacyjnej itp.) zapytaj wykonawcę o jego doświadczenia w pracy dla danej branży. Postaraj się także wybierać wykonawcę, który podczas prac nad systemem dedykowanym będzie korzystał z nowoczesnych rozwiązań informatycznych. Wybór odpowiedniej technologii może mieć ogromny wpływ na przydatność systemu, a także na możliwości jego późniejszego rozwoju. Niewątpliwie technologia będzie miała wpływ także na koszt systemu, ale w tym przypadku znacznie kosztowniejsze byłoby tworzenie od podstaw zespołu informatyków do realizacji danego oprogramowania, niż skorzystanie z usług zewnętrznej firmy IT, która ma już wykwalifikowany zespół.
systemy dedykowane, model
- Wskaż, jakie problemy powinien rozwiązać system dedykowany. Skoro chcesz go stworzyć, to Twoim głównym celem jest zapewne rozwiązanie specyficznych problemów użytkowników. Ustal, czy charakter ich pracy i wykonywanych zadań rzeczywiście wymaga stworzenia całego systemu dedykowanego, czy np. mniejszej aplikacji. Upewnij się, czy zadań tych nie mogłaby zrealizować np. strona WWW, nawet zakładając, że byłaby ona dość rozbudowana.
- Przygotuj makietę. Rozrysuj albo opisz proces i zadania, które użytkownicy systemu dedykowanego mieliby wykonywać przy pomocy nowego narzędzia. Przedstaw – najlepiej w formie graficznej – swoją wizję już działającego systemu.
- Stwórz specyfikację. Specyfikacja to ten etap pracy, w którym należy dokładnie zaplanować poszczególne funkcje, do których użytkownicy powinni otrzymać dostęp. W przypadku systemów dedykowanych punktem wyjścia powinna być dla Ciebie znajomość procesów realizowanych przy pomocy tworzonego narzędzia. Opisz dokładnie każdy kolejny etap pracy. Może zdarzyć się tak, że wykonawca systemu dedykowanego wprowadzi do specyfikacji zmiany i zaproponuje liczne modyfikacje, ale mając przygotowany taki własny dokument o wiele lepiej zrozumiesz i ocenisz te propozycje. Co więcej – przygotowanie specyfikacji systemu dedykowanego będzie o wiele lepszym wstępem do współpracy, niż ogólna notatka czy opis.
systemy dedykowane, rozważania na temat aplikacji
- Nie spiesz się. W przypadku systemów dedykowanych, jak i każdego innego narzędzia IT, nie sposób pogodzić kryteriów: tanio, szybko, dobrze. Dlatego zapewnij twórcy systemu dedykowanego odpowiedni czas na realizację nowego rozwiązania, jego testy i wdrożenie. Pamiętaj także o tym, że użytkownicy systemu dedykowanego również muszą mieć czas na wdrożenie się w korzystanie z niego.
- Nie pozwól, by wygląd przesłonił Ci treść. Oczywiście interfejs systemu dedykowanego ma wpływ na komfort użytkowników, ale skoncentruj się przede wszystkim na funkcjonalnościach, które chcesz uzyskać. Pamiętaj także, że im więcej elementów i efektów graficznych pojawia się w oprogramowaniu, tym dłuższy może być czas jego reakcji na działania użytkownika. Pamiętaj również, że zasadniczą częścią systemu dedykowanego jest kod. Jeśli wykonawca Twojego systemu skorzysta ze znanych rozwiązań, takich jak np. Zend Framework, .Net, Joomla Framework, o wiele łatwiejsze będą późniejsze modyfikacje i rozwój oprogramowania.
Jeśli planujesz stworzyć systemy dedykowane, systemy B2B możesz wiele z powyższych zadań zlecić wykonawcy prac. Ale dzięki znajomości powyższych punktów możesz świadomie uczestniczyć we wszystkich pracach, a także lepiej określić oczekiwania i potrzeby – jeszcze zanim znajdziesz wykonawcę.
