Jeśli zajmujesz się biznesem, możesz potrzebować wsparcia w nadzorowaniu przebiegających wewnątrz firmy procesów. Z czasem okazuje się, że korespondencja mailowa i arkusze kalkulacyjne to za mało. Oprogramowanie, z którego korzystasz bywa niewystarczające. Bardzo często właśnie w takim momencie postanawiasz stworzyć system dedykowany, który będzie odpowiadał indywidualnym oczekiwaniom Twoim i Twojego zespołu.
Pojawia się wówczas pytanie, w jaki sposób sformułować Twoje wymagania, aby powstający system dedykowany został precyzyjnie, rzetelnie wyceniony i wykonany. Najprawdopodobniej nie dysponujesz odpowiednimi warunkami, by zrealizować projekt systemu dedykowanego samodzielnie i będziesz potrzebował wsparcia z zewnątrz. A wykonawca Twojego systemu dedykowanego będzie potrzebował możliwie dokładnego i konkretnego opisu wymagań, aby stworzona aplikacja odpowiadała rzeczywistym potrzebom. Przygotowaliśmy kilka wskazówek, które pomogą w przygotowaniu specyfikacji systemu dedykowanego. Wystarczy skopiować je, a następnie rozwinąć i uzupełnić, by stworzyć użyteczny opis wymagań, a potrzebę wyceny takiego systemu.
Specyfikacja i wymagania systemu dedykowanego
systemy dedykowane to bardzo szerokie pojęcie. Jedną z metod stosowanych czasami przez firmy jest wyszukanie systemu dedykowanego oferowanego w modelu SaaS, dokładne jego przetestowanie i opis potrzebnych modyfikacji. I choć praktycznie żaden profesjonalny twórca platform IT nie korzysta z takiej taktyki, to należy ją odnotować, ponieważ bywa stosowana przez firmy. Nie do końca się ona sprawdza, a jeśli już – to tylko w przypadku, gdy firma nie ma szczególnie wysokich oczekiwań i chce po prostu oprogramowania stworzonego na zasadzie „skopiuj i rozwiń”. Dosyć duża odpowiedzialność i praca zostaje tu przerzucona na wykonawcę systemu, gdyż to na nim ciąży obowiązek ustalenia, jakie dokładnie funkcjonalności i procesy klient uznał za wzorcowe w systemu SaaS. I choć metoda wydaje się łatwa w zastosowaniu, to ma wiele poważnych wad:
- Spore ryzyko, że podczas analizy gotowej systemu wykonawca pominie funkcję, która byłaby użyteczna dla Ciebie w Twoim systemie dedykowanym.
- Znaczne wydłużenie okresu przygotowania do stworzenia systemu dedykowanego, ponieważ trzeba zrozumieć istniejące rozwiązanie wyłącznie na podstawie jego obserwacji.
- Powierzenie wykonawcy systemu dedykowanego wyszukania i odtworzenia informacji, które powinieneś dostarczyć sam (dla większej przejrzystości projektu). Mówiąc potocznie, wykonawca systemu dedykowanego działa wówczas w warunkach większej niepewności, niejako po omacku.
- Zamknięcie drogi do innowacji, które mogłyby okazać się lepsze od naśladowania istniejących rozwiązań. Ograniczenie kreatywności w przygotowaniu projektu systemu dedykowanego.
- Bardzo ograniczony zakres zastosowania metody – wyłącznie w odniesieniu do prostych projektów.
- Problem z analizą faktycznych wymagań użytkowników. Ryzyko, że podejście do systemu dedykowanego będzie zbyt subiektywne, a konsultacje z przyszłymi użytkownikami zostaną pominięte.
- Obiektywnie musimy jednak przyznać, że metoda „skopiuj i rozwiń” ma pewne zalety:
- Jest znacznie łatwiejsza dla niedoświadczonych przedsiębiorców, którzy mieliby trudności z określeniem wymagań.
- Znacznie skraca czas przekazania systemu do wyceny.
- Pozwala na szybsze uruchomienie prac (choć ich pierwszy etap będzie trwał dłużej po stronie wykonawcy systemu dedykowanego, który musi samodzielnie sformułować wymagania).
W kolejnej części artykułu przedstawimy odmienne podejście, polegające na stworzeniu specyfikacji przed rozpoczęciem prac. systemy dedykowane mogą rozwiązać wiele z Twoich pomysłów. Mogą przyczynić się, że uzyskasz istotną przewagę konkurencyjną.
